Klubb- och distriktsårsmöten

Det är viktigt att revisionen i en förening går rätt till. Revisorns uppdrag är att granska styrelsens arbete för medlemmarnas räkning. Revisorer ska väljas enligt stadgarna (2 revisorer och 2 revisorssuppleanter).

Enligt god föreningssed ska revisorn vara oberoende av den styrelse denne är satt att granska. En revisor ska därför inte:

• vara ledamot i organisationens styrelse, varken innevarande eller föregående år
• vara närstående till någon i organisationens styrelse*
• arbeta med organisationens förvaltning eller bokföring
• vara anställd av organisationen, eller
• stå i skuld till organisationen

*Som närstående räknas: make, förälder, mor- och farförälder, barn och barns make, barnbarn, syskon, syskons make och barn. Med make menas även sambo, med barn även bonusbarn och familjehemsplacerade barn.
Den här formuleringen kommer från myndigheten MUCF. De godkänner inte statsbidrag för föreningar där revisorer är närstående med någon i styrelsen. Det måste vi anpassa oss till.

Alla medlemmar i en frisksportklubb ska ha rösträtt. Rösträtten får inte begränsas exempelvis på grund av låg ålder. Alla medlemmar ska ha möjlighet att påverka verksamheten.

En FUF-klubb måste ha antagit egna stadgar. Stadgarna får baseras på förbundets mallstadgar för klubb men måste antas lokalt. Inför klubbårsmöten som äger rum efter ett förbundsmöte där det tagits beslut om klubbstadgar skickar förbundskansliet ut information om vad klubbarna behöver göra på sitt årsmöte och vilka stadgeförslag som ska tas upp för beslut.
Vissa stadgar/stadgeändringar är obligatoriska att anta för att kunna vara en del av förbundet.

Årsmötesprotokoll måste hanteras korrekt. Det måste stå att det är ett årsmötesprotokoll, vilket datum mötet genomfördes och det ska vara justerat och underskrivet.

Årsmöte måste hållas i tid. I stadgarna står ett datum för att senast hålla årsmöte i klubben och det datumet måste respekteras.

Välj rätt antal förtroendevalda. I stadgarna står det hur många förtroendevalda som ska väljas under årsmötet. Om inte tillräckligt många kan väljas (exempelvis på grund av för få namnförslag) kan årsmötet bestämma att frångå stadgarna men då ska det noteras i protokollet att mötet beslutat att välja färre personer än stadgarna föreskriver.

I stadgarna framgår vad som gäller för årsmöte och när kallelsen ska skickas ut. Läs om årsmöten i din klubbs stadgar, §3C och i distriktets stadgar §22.

Kortfattat gäller detta för kallelsen i en KLUBB:

• Mötet ska äga rum senast 1 mars och kallelsen ska skickas ut senast 30 dagar innan mötesdagen.*
• Kallelsen ska vara skriftlig och gå till alla klubbens medlemmar. Hur den skickas ut väljer styrelsen. Post eller mejlutskick går bra. En kombination av mejl, hemsida och sociala medier är vanligt. Mötet tar sedan ställning till om kallelsen är gjord enligt stadgarna. Det viktigaste är att informationen når alla medlemmar så att alla har möjlighet att se och läsa inbjudan.
• I kallelsen ska tidpunkt och plats för årsmötet anges.
• Det KAN också stå att man bör anmäla sig till mötet, men det finns inget krav på anmälan i stadgarna. Man kan uppmana medlemmar att anmäla sig för att få fika och antal stolar att räcka, men man kan inte kräva anmälan för deltagande på mötet.
• Det är lämpligt att i kallelsen också påminna medlemmarna om att kontrollera att de betalat medlemsavgift. Alla medlemmar i klubben har närvaro- yttrande-, förslags- och rösträtt på mötet. Alla medlemmar i Frisksportrörelsen (alltså t ex medlemmar i andra klubbar) har närvaro- och yttranderätt. Det är lämpligt att ha en aktuell medlemslista på mötet för att fastställa röstlängden.
• Det är också lämpligt att handlingarna till årsmötet, som föredragningslista, verksamhetsberättelse, verksamhetsplan osv, skickas ut innan mötet, men de måste inte skickas samtidigt som kallelsen.

*gäller klubbar med kalenderår. För klubbar med brutet verksamhetsår gäller att mötet ska äga rum senast 3 månader efter avslutat räkenskapsår.

Kortfattat gäller detta för kallelsen i ett DISTRIKT:

• Mötet ska äga rum senast 31 mars och kallelsen ska skickas ut senast 6 veckor innan mötesdagen.
• Kallelsen ska vara skriftlig och gå till klubbar, styrelseledamöter, distriktskommittéer, revisorer och deras suppleanter.
• I kallelsen ska det stå tidpunkt och plats för årsmötet.
• I kallelsen bör det också stå när ombudsanmälan ska göras (datumet bestäms av distriktsstyrelsen). Ombud ska utses på klubbårsmöten som äger rum senast 1 mars. Antal ombud som varje klubb får skicka framgår av stadgarna.
• Motioner med yttranden, distriktsstyrelsens förslag samt berättelser över verksamheten och den ekonomiska förvaltningen för det gångna året ska skickas till klubbarna senast 2 veckor före distriktsårsmötet. Det måste alltså inte skickas i kallelsen, men ska skickas ut senast 2 veckor innan mötet – och då inte bara till ombud.

Föredragningslistan bestäms av stadgarna och mötets innehåll

I stadgarna anges vad som ska tas upp under ett klubbårsmöte. Mall till föredragningslista finns att hämta under mallar här på sidan.

Förutom punkterna som måste vara med enligt stadgarna kan styrelsen lägga till punkter som ni vill behandla under årsmötet.

Styrelsen kan välja att lägga fram förslag till mötet. Har styrelsen något att ta upp till beslut lägger ni till “Styrelsens förslag” som en punkt i föredragningslistan.

Om det kommit in motioner (förslag från medlemmar) ska de tas upp för beslut. När motionen presenteras brukar styrelsen berätta om de tycker att motionen ska bifallas (godkännas) eller avslås.

Inför mötet ska dokument förberedas som gäller vad klubben gjort det gångna verksamhetsåret och vad som planeras inför det kommande året (förslag på ansvariga för respektive punkt står inom parentes):

1. En verksamhetsberättelse som beskriver vad ni gjort under året. (styrelsen)
2. En ekonomisk redovisning för det gångna året. (kassören)
3. En revisionsrapport för det gångna året. (revisorerna)
4. En verksamhetsplan som beskriver vad ni vill göra det kommande året. (styrelsen) (ej obligatoriskt)
5. Styrelsens förslag om styrelsen vill ta upp punkter för beslut. Lägg i så fall till den punkten i föredragninslistan. (styrelsen) (ej obligatoriskt)
6. Svar på motioner. Om motioner (förslag) från medlemmar kommit in brukar styrelsen berätta om de tycker att motionen ska bifallas (godkännas) eller inte. (styrelsen) (ej obligatoriskt)
7. Förslag till medlemsavgifter. (kassör och styrelse)
8. Förslag till budget. (kassör och styrelse)
9. Förslag till val av styrelse, revisorer och valberedning. (valberedning)

Förutom de här dokumenten är det några saker som gäller själva mötet som ska förberedas:

1. En kallelse som är en inbjudan till årsmötet med plats och tid. Skickas till alla medlemmar. (styrelsen)
2. En föredragningslista som innehåller alla punkter som ska tas upp under mötet. (styrelsen)
3. Möteslokal och fika behöver planeras för ett trevligt möte. (styrelsen)

Att ha med punkten “Övriga frågor” på föredragningslistan för ett årsmöte i en ideell förening är en fråga som ibland diskuteras. Det finns både fördelar och nackdelar med att inkludera denna punkt.

I frisksportklubbar finns det utrymme i stadgarna att ta upp punkten på sitt årsmöte (dock ej i distrikt eller förbund). Däremot är det viktigt att tänka på att alla medlemmar ska få en chans att veta vad som ska behandlas på mötet och om flera stora punkter tas upp under “övriga frågor” finns de inte med i föredragningslistan som skickas ut innan mötet.

Här är lite olika aspekter att tänka på kring frågan “Övriga frågor”:

Fördelar med att ha punkten “Övriga frågor” på ett årsmöte är:

1. Flexibilitet och engagemang: Punkter som inte fanns med i den ursprungliga dagordningen kan lyftas fram, vilket ger medlemmarna möjlighet att ta upp aktuella eller brådskande frågor. Det kan uppmuntra medlemmar att känna sig mer inkluderade och delaktiga.
2. Praktiskt: “Övriga frågor” kan användas som ett forum för att diskutera mindre beslut eller frågor som inte kräver omröstning eller större förberedelser. Informationspunkter kan exempelvis rymmas inom den här punkten, vilka annars inte har någon naturlig punkt på årsmötet.

Nackdelar med att behandla punkten “‘Övriga frågor”:

1. Medlemmarna har inte fått information
• Enligt svensk föreningspraxis ska alla beslutsärenden finnas på föredragningslistan som skickas ut i förväg. Beslut under “Övriga frågor” kan ogiltigförklaras om de inte har blivit korrekt förankrade hos medlemmarna innan mötet. I frisksportklubbars stadgar specificeras inte det när det gäller ordinarie årsmöte, och den får därför vara med, men sträva alltid efter att viktiga beslut ska tas under en egen punkt på föredragningslistan (och inte under “Övriga frågor”). Medlemmar bör få så mycket information om mötets innehåll som möjligt för att de ska kunna komma och vara med i diskussionerna.
2. Risk för överraskningar: Viktiga frågor som tas upp under “Övriga frågor” kan överrumpla styrelsen och medlemmarna, vilket kan leda till ogenomtänkta beslut. Frågor som kräver noggrant övervägande eller ekonomiska resurser kan leda till problem om de diskuteras och beslutas utan förberedelser.

Rekommendation:

1. Ange att inga beslut fattas under “Övriga frågor”: Detta kan specificeras i mötesordningen eller när själva punkten behandlas på mötet. Punkten kan användas för att ta upp idéer eller frågor för framtida möten. Låt “Övriga frågor” vara en plats för att fånga upp korta och informella synpunkter eller ge information, snarare än att fatta formella beslut.
2. Uppmuntra tidig anmälan av frågor: Se till att medlemmar har möjlighet att anmäla ärenden till föredragningslistan innan den fastställs och skickas ut. Detta minskar risken för att viktiga ämnen hamnar under “Övriga frågor”. Uppmuntra också medlemmar att skriva motioner, då får de argumentera för sin sak i sitt förslag.
3. Fundera på att döpa om punkten: Då många har punkten på sin föredragningslista känns den igen, men om man vill förtydliga att inga beslut tas kan man välja att kalla den exempelvis “Öppen diskussion”.

Kom ihåg: På alla möten kan olika frågor komma upp till exempel under punkter om verksamhetsplan eller budget. Det är bra att lyfta önskemål och idéer för verksamheten! Det är de riktigt stora frågorna, som att ändra i stadgar, sälja större tillgångar eller andra tyngre beslut som kan vara viktigt att alla medlemmar får chansen att tycka till om. Om sådana frågor spontant dyker upp på mötet under “övriga frågor” eller andra punkter kan det vara bra att föreslå att frågan utreds och tas upp på nästa årsmöte.

Det som ska tas upp på årsmötet anges i klubbstadgarnas §3C och i distriktsstadgarnas §22. Det finns mallar för föredragningslista att utgå från längst ned på den här sidan och de punkterna ska tas upp och också finnas med i protokollet.

Förutom att punkterna från stadgarna behandlas är det viktigt att följande finns med i protokollet:

• Det står att det är ett årsmöte
• Årsmötets datum
• Underskrifter av mötesfunktionärerna (mötesordförande, sekreterare som skriver protokollet och 2 justerare).

Det är valberedningens uppdrag att försöka rekrytera personer till styrelse och övriga poster. Ibland kan det dock vara svårt att fylla alla poster. Under mötet kan man be om hjälp från de närvarande att då fylla tomma poster, eller ajournera mötet en kort stund för att ringa några samtal och fråga om någon vill ställa upp för val.

I stadgarna står särskilt (för både klubbar och distrikt) att:

• Ordförande, kassör och sekreterare ska väljas av årsmötet
• Att 2 revisorer och 2 revisorsuppleanter ska väljas av årsmötet
• Att en valberedning ska väljas av årsmötet

I övrigt ska antalet ledamöter och suppleanter vara ”det antal som mötet beslutar”. Det är därför viktigast att posterna ovan väljs och sedan kan antal ledamöter och suppleanter vara det som beslutas. Det är inte specificerat hur många som ska sitta i valberedningen.

OM mötet inte kan fylla posterna ovan kan man välja vakanta poster. I protokollet anges då exempelvis “Revisor: Vakant”. Det är bra att då be mötet ta ställning till att frångå stadgarna. Eftersom årsmötet är det högsta beslutande organet i klubben/distriktet kan mötet välja det. Det bör i protokollet noteras på det här sättet (exempel): ”Kandidater har inte hittats för att fylla det antal revisorsposter som stadgarna föreskriver. Årsmötet beslutar att frångå stadgarna och endast välja revisorer enligt ovan.”

Det kan också vara bra att lägga till något om att beslutet är fattat enhälligt, eller med minst 2/3 majoritet. Eftersom beslut om ändringar i stadgar kräver minst 2/3 majoritet kan det vara bra att ha samma krav på beslut om att tillfälligt frångå stadgarna. Det går bra att skriva “Årsmötet beslutar enhälligt att…” eller “Årsmötet beslutar med kvalificerad majoritet att…”

Följande dokument i klubb/distrikt ska alltid skrivas under enligt följande:

• Årsmötesprotokoll (av mötesordförande, sekreterare och 2 justerare)
• Verksamhetsberättelse (av alla styrelseledamöter för perioden)
• Revisionsberättelse (av revisorerna)

Till förbundet (SFF eller FUF) ska alla klubbar och distrikt efter årsmötet skicka in dokumenten nedan:

• Årsmötesprotokoll (signerat)
• Verksamhetsberättelse
• Ekonomisk redovisning
• Och i de fall då stadgeuppdateringar gjorts även stadgar.

När ni skickar dessa dokument till förbundet efter årsmötet är det endast årsmötesprotokollet som måste vara underskrivet, men för er egen skull måste de såklart finnas signerade och andra instanser kan kräva signerade versioner, exempelvis banken/kommunen/regionen/bidragsgivare.

Det går att ha ett årsmöte digitalt. Det ska anges i kallelsen att det är digitalt och hur man gör för att ansluta. I övrigt gör ni som på ett vanligt årsmöte. Några tips finns nedan!

Förbundskansliet har ett konto på Zoom det går att låna till digitalt årsmöte. Då hör ni bara av er till förbundskansliet så får ni hjälp att boka det. Andra lämpliga kanaler kan vara Google Meet eller Microsoft Teams (använd något som någon i klubben har kunskap om).

Tips vid digitalt årsmöte:

1. Utse en person utanför mötespresidiet som ansvarar för “teknisk support”. Då behöver inte mötet avbrytas för att någon har problem med ljudet och ordföranden ska försöka hjälpa. Lägg det ansvaret på en person och ge ut telefonnummer till personen i början av mötet!

2. Det är viktigt att vara särskilt noggrann med att kontrollera röstberättigande på ett digitalt årsmöte. Kolla vem som sitter i respektive kamera-ruta (begär att alla slår på bilden i början!).

3. I vanliga fall på årsmöten tas beslut med ”acklamation”, det vill säga att alla ropar ”JA” om de röstar ja till ett förslag. På ett digitalt årsmöte kan det bli lite rörigt, särskilt om det är många deltagare. Då kan mötet välja att ta beslut med ”omvänd acklamation” istället. Det betyder att deltagarna röstar om de inte håller med om förslaget.

Exempel vid acklamation:

• Ordföranden säger ”kan vi fastställa budgeten enligt förslaget?” Mötesdeltagarna svarar ”JA” om de håller med.

Exempel vid omvänd acklamation:

• Ordföranden säger ”förslag till beslut är att fastställa den föreslagna budgeten. Någon däremot?” Mötesdeltagarna svarar JA om de inte håller med. Vid tystnad är alltså förslaget enhälligt antaget. Vid endast något enstaka JA är beslutet ändå antaget med majoritet.

När förtroendeposter ska väljas är det dock trevligare att använda sig av acklamation. Det är roligare att bli vald till sin post med ett rungande “JA!” än bara tystnad.

För den som inte är så van vid årsmöten kan det vara bra med lite hjälp. Det finns några punkter vi på frisksportkansliet märkt att många klubbar och distrikt missat genom åren. Här finns en checklista för att undvika “vanliga missar” i samband med årsmöte. 

I både klubbar och distrikt i FUF och SFF är det stadgarna som styr hur årsmötet ska gå till.

Klubbar i FUF granskas noga av bidragsgivande myndighet, därför har alla klubbar i FUF fått särskilda mejl utskickade inför årsmötet 2025, med eventuella kommentarer om saker de missat på förra mötet.

Checka av följande punkter så undviker ni de vanligaste felen:

• Årsmötet har valt 2 justerare och 2 rösträknare.
• Protokollet skrivs under av 4 personer: mötets utsedda mötesordförande, sekreterare och de 2 justerarna.
• Årsmötet har utsett posterna ordförande, sekreterare och kassör*
• Årsmötet har valt 2 revisorer och 2 revisorssuppleanter**
• Inga revisorer eller revisorssuppleanter är närstående med någon i styrelsen. Revisorn har inte heller varit ledamot i styrelsen föregående år.***
• Alla personers namn som anges i protokollet skrivs med både för- och efternamn.

*De här posterna måste väljas på årsmötet. De kan ej utses i efterhand på konstituerande möte. Övriga ledamöter och ev. suppleanter väljs också, och kan vara det antal som mötet beslutar. Årsmötet kan välja att utse vice ordförande, men det går även att göra på konstituerande möte om man vill.

** Det är viktigt att följa stadgarna gällande val av antal revisorer. Revisorer och revisorssuppleanter måste inte vara medlemmar. Om ni inte kan välja rätt antal poster måste mötet ta ställning till att ni inte följer stadgarna. Då kan ni skriva i protokollet: ”Kandidater har inte hittats för att fylla det antal revisorsposter som stadgarna föreskriver. Årsmötet beslutar att frångå stadgarna och endast välja revisorer enligt ovan.”

***Då revisorn har i uppdrag att granska styrelsens arbete är det viktigt att revisorn inte kan anses vara partisk i sitt uppdrag. Revisorn ska inte vara exempelvis syster, förälder, sambo, mormor eller annan närstående person till någon i styrelsen.

Här är en plan för dig som ska skriva verksamhetsplan till en klubb eller ett distrikt. Verksamhetsplaner är friare i utformandet än verksamhetsberättelser. Detta är ett förslag på hur du kan lägga upp det.

Mallen för verksamhetsplan är samma oavsett villet förbund klubben/distriktet tillhör:

Mall för verksamhetsplan till klubb eller distrikt (word)

Vad ska tas upp på årsmötet? Det står i stadgarna! Här har vi lyft ut de saker som ska tas upp varje klubbårsmöte. Ladda ned föredragningslistan och utgå från den. Du kan såklart lägga till punkter om ni har fler saker att ta upp!

Det finns olika versioner:

• Klubb ansluten till FUF
• Klubb ansluten till SFF
• Distrikt anslutet till SFF eller FUF (samma version för båda)

Mall för föredragningslista årsmöte klubb i FUF (word).

Mall för föredragningslista årsmöte klubb i SFF (word).

Mall för föredragningslista årsmöte distrikt (word).