Så funkar det
Ett förbundsmöte, liksom klubbens och distriktets årsmöte, är till för att vi tillsammans ska kunna bestämma vad vi tycker att förbundet (eller klubben eller distriktet) ska göra och tycka, och vilka som ska leda det. Det här gör vi under demokratiska former för att alla ska kunna komma till tals på ett rättvist sätt.
Om man inte varit på något möte förut finns det en del ”spelregler” som man kanske inte känner till. Här får du lite hjälp för att lättare kunna följa med på mötet och få din åsikt hörd.
Lisa Hallingström
Om förbundsmötet
Tidpunkter
6 månader före mötet: Kallelse skickas ut till klubbar och distrikt.
3 månader före mötet: Motioner ska vara skickade till distriktsstyrelsen.
2 månader före mötet: Motioner ska vara skickade till förbundsstyrelsen.
6 veckor före mötet: Alla klubbar och distrikt ska ha skickat in namn på sina valda ombud.
4 veckor före mötet: Alla ombud får handlingarna till förbundsmötet.
2-3 veckor före mötet: Klubbträff med genomgång av handlingarna.
Ombuden
Ombuden utses av klubbar och distrikt för att föra fram deras åsikter vid förbundsmötet. Ombuden agerar som representanter för sin lokala förening, och är ansvariga för att föra åsikter från sin klubb eller sitt distrikt.
Ombud utses på lokala årsmöten. Hur många ombud en klubb får skicka är reglerat enligt stadgarna, så att det ska bli rättvist mellan alla klubbar och distrikt.
Det är viktigt att utse ombuden i tid, så att de kan boka in mötet och hinna höra efter vad klubben/distriktet tycker i olika frågor som kommer att diskuteras. Ombuden ska vara anmälda senast en månad före förbundsmötet för att få representera sin klubb eller sitt distrikt.
Senast fyra veckor före förbundsmötet får alla ombud möteshandlingarna. Det är förbundsstyrelsens förslag till verksamhetsplan och budget, alla inskickade motioner och andra ärenden som ska diskuteras.
Det är bra om man tidigt kommer överens om att träffas på ett klubbmöte eller annan träff när handlingarna har kommit, så att ombuden kan få reda på vad alla i klubben tycker om de olika frågorna. Sedan kan ombuden skriva upp vad som sades i viktiga frågor och ha ett nytt möte efter förbundsmötet för att berätta vad som hände.
Sammanfattning:
- Antalet ombud en klubb får skicka är reglerade enligt stadgarna.
- Ombuden representerar sin lokala klubb eller sitt distrikt.
- Ombuden ska ta med tankar från andra i sin klubb till mötet – så att hela den lokala föreningens tankar kommer med till mötet.
Motioner
En motion är ett förslag som man vill att mötet ska ta ställning till. Det kan röra en åsikt som man vill att förbundet ska ha, något man vill ska genomföras i förbundets regi eller kanske en ändring
i stadgarna.
Förutom själva förslaget kan motionen också innehålla argu- ment för att man ska besluta på det sätt som du vill. Det bru- kar kallas brödtext. Själva förslaget som mötet ska besluta om brukar formuleras som en eller flera att-satser, så att alla tydligt kan se vad det är man beslutar om.
Motionen kan man antingen skicka direkt till förbundet, eller också till distriktet. Om man skickar den till distriktet tas motionen upp på distriktsmötet, som skickar med sin åsikt om motionen till förbundsmötet.
Man röstar bara om att-satserna, oavsett vad man tycker om de argument som framförs i brödtexten. Man kan välja att bifalla en eller flera av att-satserna, om man tycker att en del av förslagen är bra, men inte alla.
Om man har förslag som kanske inte hela förbundsmötet behöver ta ställning till kan man skicka det till förbunds- styrelsen istället.
Så här kan en motion se ut:
Angående Frisksportlägret
Jag tycker att det är alldeles för sällan att ha Frisksportläger bara en gång om året. Det skulle vara roligt om man kunde ha ett läger mitt i vintern också, till exempel på sportlovet, så att alla kunde samlas och göra saker tillsammans då också. Det skulle kanske bli lite svårare med tältning, men man kan säkert hitta någon fin stugby.
Det här skulle leda till större sammanhållning mellan klubbarna och många fler roliga aktiviteter som den enskilda klubben kanske inte kan ordna.
Därför föreslår jag förbundsmötet att besluta
- att Frisksportläger ska hållas två gånger varje år
- att det ena lägret ligger på sommaren och det andra på vintern.
Lisa Hallingström Motala FK
Uppgifter på mötet
På mötet finns det många människor som har olika uppgifter:
OMBUDEN är valda representanter från klubbar och distrikt. Deras uppgift är att diskutera och om de förslag som finns.
MÖTESORDFÖRANDEN leder mötet. Den håller reda på i vilken ordning ärendena ska behandlas, ser till att de som begär ordet får prata och håller i röstningen.
MÖTESSEKRETERAREN skriver ned vad man beslutar, så att man i efterhand kan komma ihåg vad som hände. Det blir ett mötesprotokoll.
JUSTERARE väljs bland ombuden. Deras uppgift är att föra anteckningar om vad man beslutar, och läsa igenom protokollet för att se att allt kommit med och inget blivit fel. Efter mötet är det nämligen protokollet som gäller, så det är viktigt att det som står där är det som sades på mötet.
RÖSTRÄKNARNA väljs också bland ombuden. Deras uppgift är att räkna antalet röstande när man har omröstning med rösträkning.
STYRELSEN har förberett mötet och lagt en mängd för slag och skrivit rapporter. De föredrar de flesta ärenden (pratar kort om vad de handlar om).
BEREDNINGSUTSKOTTET granskar de förslag som styrelsen lagt fram och yttrar sig om dem. Ibland kan det också ingå i BU:s uppgifter att föreslå en valberedning.
VALBEREDNINGEN förbereder valfrågor, så att det till varje post som ska väljas finns ett namnförslag.
MEDLEMMAR som inte är ombud eller styrelseledamöter får närvara och säga vad de tycker, men inte rösta.
Förslag med beslut
Så här går det till att behandla ett förslag som det ska fattas beslut om:
- Styrelsen talar kort om vad förslaget innebär.
- Om det är en motion kan motionären (den som har skrivit motionen) också presentera sina argument.
- Mötesordföranden lämnar ordet fritt, och alla får begära ordet för att säga vad man tycker.
- Man kan föreslå att ändra i det ursprungliga förslaget, eller att avslå eller bifalla hela eller delar av förslaget. Nya förslag, som inte bara är avslag eller bifall, bör också lämnas in på papper så att inte förslaget missupp- fattas.
Om man behandlar en motion och styrelsen föreslagit att avslå den, måste någon med förslagsrätt föreslå att bifalla motionen om det ska gå att rösta på att bifalla den. Det finns inga automatiska bifalls- eller avslagsförslag från början. - När alla sagt vad de vill säga och eventuella nya förslag lämnats in, går man till beslut.
- Mötesordföranden talar om vad det finns för förslag så att alla kan kontrollera att inget glömts bort.
- Mötesordföranden talar om i vilken ordning man kommer att få rösta på de olika förslagen (propositionsordning).
- Mötesordföranden läser upp varje förslag. Om man vill rösta på det säger man ”Ja” högt och tydligt.
- Mötesordföranden talar om vilket förslag som verkar ha vunnit. Nu är det dags att ropa ”votering” om man inte håller med om att det var det förslaget som vann.
- Mötesordföranden klubbar förslaget.
Händer varje möte
En del saker gör man varje förbundsmöte. Här är några:
STYRELSE
På förbundsmötet väljer man en styrelse som ska hålla i förbundets verksamhet fram till nästa förbundsmöte. Valberedningen har förberett denna fråga, men om man vill komma med andra förslag till namn går det också bra.
VERKSAMHETSPLAN
Alla på förbundsmötet kan vara med och diskutera och rösta om förbundets verksamhetsplan för de närmaste två åren. Den talar om vad som ska hända och kanske även varför, och ibland också vem som ska göra olika saker. Verksamhetsplanen är det verktyg som förbundsstyrelsen sedan har att arbeta med. Förbundsstyrelsen gör ett förslag till verksamhetsplan, men det går att föreslå tillägg, ändringar och strykningar om man vill det.
BUDGET
För att veta hur mycket allt får kosta och vad man kommer att få in pengar på bestämmer förbundsmötet en budget för förbundet.
MEDLEMSAVGIFTER
På förbundsmötet bestämmer man hur stora medlemsavgifterna ska vara, dvs den del av medlemsavgiften som ska gå till för- bundet. Klubbarna kan sedan ta ut en högre avgift för att få in egna pengar.
STIFTELSEN (SFF:s förbundsmöte)
Svenska Frisksportförbundet är huvudman för Stiftelsen Frisksportgården, som driver Stensund och dess folkhögskola. Förbundsmötet utser styrelse för stiftelsen och får också ta del av stiftelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska berättelse.
Förutom dessa kan man på varje förbundsmöte komma att diskutera väldigt olika saker, beroende på vilka motioner som har skickats in, eller vilka förslag styrelsen lägger fram.
Ordlista
ACKLAMATION
Röstning med ja-rop. Mötesordföranden läser upp förslagen ett i taget, och man ropar ”ja” på det förslag man vill rösta på.
BEREDNINGSUTSKOTT
Till större möten utses ofta ett beredningsutskott (BU). BU:s uppgift är att granska de förslag som styrelsen lagt fram och yttra sig om dem. Ibland kan det också ingå i BU:s uppgifter att föreslå en valberedning.
PROPOSITIONSORDNING
Den ordning man ska behandla förslagen vid röst ning. När det finns många förslag i samma ärende kan en del hänga ihop och andra förslag vara ändringar. Därför är det viktigt i vilken ordning man beslutar om förslagen. Mötesordföranden gör upp en propositionsordning och talar sedan om hur den ser ut.
RÖSTRÄKNARE
På de flesta större möten väljer man rösträknare som ska räkna hur många det är som röstar på varje förslag, när man inte bara beslutar med ja-rop (acklamation). När rösträknarna ska räkna röster, går de var och en för sig och räknar, och talar sedan om för mötesordföranden hur många röster de har räknat ihop för varje förslag. Rösträknarna jobbar alltså inte tillsammans, utan ska räkna oberoende av varandra.
VOTERING
Votering betyder att man vill att rösterna ska synas noggrannare, istället för att man bara ropar ”ja”. Votering kan man begära när man tycker att mötesordföranden inte uppfattat ja-ropen rätt. Man begär votering genom att säga (tillräckligt högt) ”Votering” när mötesordföranden sagt vilket förslag han/hon tyckte fick mest ja-rop. Man måste ropa så snabbt att klubban inte fallit i bordet än.
Det finns två sorters votering. Öppen votering betyder oftast handuppräck- ning. Då säger mötesordföranden förslagen igen, och så får alla med rösträtt räcka upp handen på det förslag de vill rösta på. Det sker ingen exakt räkning av rösterna; ordföranden tittar bara efter ungefär hur många det ser ut att vara. Därefter säger mötesordföranden igen vilket förslag som verkar ha vun- nit. Om det nu är väldigt jämnt och man tror att det egentligen var ett annat förslag som vann, kan man begära Rösträkning. Då får alla räcka upp hän- derna igen, och så räknar rösträknarna hur många röster varje förslag får. Sluten votering betyder att man skriver ned vad man röstar på på ett papper, och så samlas alla röster in av rösträknarna, som sedan räknar ihop och talar om vilket förslag som vunnit.
Varför så många regler?
Det är många regler att hålla koll på under ett formellt möte, och det kan kännas överväldigande för den som inte är van. Varför är det så då?
Till skillnad från exempelvis ett företag som ägs och drivs av en eller ett par personer som bestämmer, är en förening en demokratisk organisation som drivs av dess medlemmar. Man kan se det som att stadgarna är ett avtal mellan medlemmarna och ett års- eller förbundsmöte är som en medlemsriksdag. Medlemmarna är föreningen och alla har rättighet och ansvar att driva den tillsammans.
Spelreglerna för en förening är helt enkelt till för demokratin. De är som föreningens lagbok. Ingen ska kunna driva föreningen utifrån endast sina egna intressen, medlemmarna ska ha insyn i arbetet, och alla ska kunna påverka.
Sådana här regler för demokratiska processer är gemensamma för föreningssverige. Sätter du dig in i hur det funkar har du lättare att ta del av arbetet och påverka – inte bara i Frisksport, utan i vilken förening som helst. Bra, va?
Läs mer
STYRDOKUMENT som stadgar, verksamhetsberättelse och verksamhetsplaner hittar du på den här sidan.
Mer information, datum och handlingar om nästa förbundsmöte publiceras löpande under Kalendern.
Vill du vara med?
Här kan du bli medlem i din lokala klubb och se vad just
den erbjuder för aktiviteter.
Bli medlem
Hitta din klubb